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IT項(xiàng)目如何做好預(yù)算和成本控制?IT項(xiàng)目成本管理小建議

發(fā)布時(shí)間:2020-07-09

IT項(xiàng)目成本管理包括確保在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)完成項(xiàng)目所需的各個(gè)過(guò)程,我們必須明確項(xiàng)目范圍、交付時(shí)間和成本估算,努力減少和控制成本滿(mǎn)足項(xiàng)目需求。

IT項(xiàng)目

IT項(xiàng)目成本管理的內(nèi)容

一般而言,IT項(xiàng)目的成本管理主要步驟:

1、識(shí)別項(xiàng)目成本動(dòng)因

成本動(dòng)因是揭示成本費(fèi)用開(kāi)銷(xiāo)的業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)因素,依據(jù)成本動(dòng)因來(lái)進(jìn)行成本分類(lèi),可以幫助我們較快地透過(guò)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中隱含的問(wèn)題。盡管成本動(dòng)因隨項(xiàng)目所處的業(yè)務(wù)環(huán)境、項(xiàng)目類(lèi)型不同而變化,但一般說(shuō)來(lái),IT項(xiàng)目成本可以分為以下四類(lèi):

(1)人力資源成本:與項(xiàng)目人員相關(guān)的成本開(kāi)銷(xiāo),包括:項(xiàng)目成員工薪和紅利、外包合同人員和臨時(shí)雇員薪金、加班工資等。

(2)資產(chǎn)類(lèi)成本:資產(chǎn)購(gòu)置成本,指產(chǎn)生或形成項(xiàng)目交付物所用到的有形資產(chǎn),包括:計(jì)算機(jī)硬件、軟件、外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、電信設(shè)備、安裝工具等。

(3)管理費(fèi)用:用于項(xiàng)目環(huán)境維護(hù),確保項(xiàng)目完工所支出的成本,包括:辦公室供應(yīng)、房屋(租金,設(shè)備)、支持服務(wù)等。

(4)項(xiàng)目特別費(fèi)用:在項(xiàng)目實(shí)施以及完工過(guò)程中的成本支出,包括:差旅費(fèi)、餐費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、印刷及復(fù)印等費(fèi)用。

2、項(xiàng)目成本估算和預(yù)算

(1)成本估算影響因素

項(xiàng)目預(yù)算將項(xiàng)目的預(yù)期投入成本予以量化,這一預(yù)算必須建立在對(duì)項(xiàng)目可能發(fā)生的成本和費(fèi)用合理、實(shí)際的估算基礎(chǔ)上。項(xiàng)目成本估算既要富于科學(xué)理性,也要借助邏輯判斷和經(jīng)驗(yàn)常識(shí)的積累。

事實(shí)上,已有類(lèi)似項(xiàng)目的成本數(shù)據(jù)對(duì)現(xiàn)有項(xiàng)目的參考價(jià)值最大。在項(xiàng)目成本估算時(shí),我們還應(yīng)考慮下列一些重要因素:

①項(xiàng)目中涉及的特定成本因素依賴(lài)于項(xiàng)目的需求;

②過(guò)去類(lèi)似項(xiàng)目的成本支出情況;

③項(xiàng)目參與者的意見(jiàn)和反饋。

(2)成本估算方法

成本估算時(shí),應(yīng)盡可能多搜集相關(guān)信息、經(jīng)驗(yàn)和意見(jiàn),下列估算方法和計(jì)算公式可以在進(jìn)行成本估算時(shí)參考:

再精確的項(xiàng)目成本估算也只是估算,依據(jù)這些估算而制定的項(xiàng)目預(yù)算不可能一成不變。項(xiàng)目會(huì)經(jīng)常有所調(diào)整,項(xiàng)目外部環(huán)境的變化也會(huì)影響項(xiàng)目成本費(fèi)用的支出。為了應(yīng)付這種不確定性,項(xiàng)目經(jīng)理在準(zhǔn)備項(xiàng)目預(yù)算時(shí)通常會(huì)考慮"機(jī)動(dòng)因素",這一"機(jī)動(dòng)因素"通常以項(xiàng)目預(yù)計(jì)成本的5%-10%來(lái)計(jì)提,以應(yīng)對(duì)不可預(yù)料情況的發(fā)生。

(3)成本預(yù)算

成本預(yù)算定義:成本預(yù)算是將項(xiàng)目成本估算分配給單個(gè)工作任務(wù),制定一個(gè)成本基準(zhǔn)計(jì)劃以衡量項(xiàng)目績(jī)效。

成本預(yù)算中應(yīng)該包括項(xiàng)目中所有期望完成的工作的成本。還會(huì)有一些未被識(shí)別的其他活動(dòng)也需要加入到這個(gè)預(yù)算中。預(yù)算中還應(yīng)該包括一部分儲(chǔ)備金,以應(yīng)對(duì)計(jì)劃外的、不可預(yù)見(jiàn)的、可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)楸M管我們花了很大的力氣制定計(jì)劃,但仍有意外發(fā)生,最好保留一部分機(jī)動(dòng)資金,寧可不用也不要在需要的時(shí)候沒(méi)有。

成本預(yù)算是將成本估算分配給單項(xiàng)工作任務(wù),因此,制定項(xiàng)目進(jìn)度和成本估算過(guò)程必須在成本預(yù)算過(guò)程之前完成。成本預(yù)算過(guò)程向各個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)分配成本估算,用來(lái)在以后的過(guò)程中衡量項(xiàng)目的變更情況,因此成本預(yù)算是衡量成本的基線(xiàn)。

(4)不可預(yù)計(jì)費(fèi)用

根據(jù)企業(yè)內(nèi)部實(shí)施的不同項(xiàng)目情況,不可預(yù)計(jì)費(fèi)用可以預(yù)算也可以不用預(yù)算。有這樣一種觀點(diǎn):不可預(yù)計(jì)對(duì)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)不是件好事,它會(huì)使項(xiàng)目成本支出難以控制??紤]到對(duì)不可預(yù)計(jì)費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算有利也有弊,比較穩(wěn)妥的做法是:項(xiàng)目組可以編列不可預(yù)料費(fèi)用預(yù)算,但它不在正式審批的預(yù)算范圍內(nèi),只有在允許的特定情形下,項(xiàng)目組方可使用。

綜上所述,我們看到IT項(xiàng)目的成本管理絕不僅僅是處理一堆數(shù)據(jù),它貫穿于項(xiàng)目的始終,目的在于幫助項(xiàng)目經(jīng)理更好地發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目存在的問(wèn)題,經(jīng)驗(yàn)告訴我們,有效地成本管理往往意味著項(xiàng)目成功了一半。

3、項(xiàng)目成本管理建議

ALM是面向軟件研發(fā)生命周期管理的工具,ALM支持以周、月為報(bào)工單位,以天為時(shí)間單位,以任務(wù)為報(bào)工主體進(jìn)行工時(shí)報(bào)工,支持查看個(gè)人報(bào)工歷史,項(xiàng)目經(jīng)理審批報(bào)工申請(qǐng),查看所審批的報(bào)工歷史等;支持以部門(mén)為單位統(tǒng)計(jì)部門(mén)工時(shí),以資源為單位統(tǒng)計(jì)消耗,實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程的高度掌控。

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